Việc tổ chức đại hội là xuất phát từ yêu cầu của Luật Doanh nghiệp và Quyết định 15/2007/QĐ-BTC ban hành về mẫu điều lệ của các công ty niêm yết, theo đó trong vòng 04 tháng kể từ khi kết thúc năm tài chính doanh nghiệp phải tổ chức đại hội đồng cổ đông. Như vậy, doanh nghiệp không thể tổ chức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản mà phải tổ chức đại hội.
Tuân thủ yêu cầu này, đa phần các doanh nghiệp đều đầu tư nghiêm túc nhân lực và chi phí cho đại hội đồng cổ đông. Tuy nhiên, hiệu quả của việc đầu tư công sức và chi phí cũng cần đánh giá lại.
Ngoài các chi phí nhân lực, rất nhiều chi phí khác như thuê tư vấn, in ấn các tài liệu đại hội, gửi trước tài liệu cho cổ đông, thuê địa điểm tổ chức, và những chi phí khác cũng không nhỏ mặc dù không bắt buộc nhưng gần như đại hội nào cũng có là quà lưu niệm, bữa ăn trưa thân mật miễn phí, thuê ca sĩ phục vụ đại hội v.v…. Nhiều đại hội đồng cổ đông thậm chí tổ chức tại các địa điểm sang trọng tại các khách sạn lớn, trung tâm hội nghị... Phó giám đốc của một công ty niêm yết trên sàn TP. HCM than thở: “Cái khó cho chúng tôi là không lường được số lượng cổ đông tham dự. Công ty chốt danh sách có hơn 900 cổ đông, dự kiến sẽ có 300 cổ đông tham dự đại hội, vì vậy đã đặt hội trường, chi phí ăn uống theo danh sách dự kiến nhưng chỉ có gần 90 người tham dự. Hiệu quả thấp nhưng chi phí lớn quá, mà nếu làm úi xùi quá cũng sợ cổ đông chê trách!”.
Có lẽ không riêng gì vị phó giám đốc này mà có tham dự rất nhiều đại hội đồng cổ đông, các nhà đầu tư cũng nhận ra điều này và cổ đông - những người chủ doanh nghiệp ý thức được rằng, những chi phí trên cũng là những đồng tiền cổ đông phải gánh chịu.
Khi đặt vấn đề làm sao để doanh nghiệp có thể biết trước được số lượng cổ đông tham dự, tránh lãng phí lớn cho doanh nghiệp, đại diện một công ty chứng khoán cho rằng: “Đây cũng là vấn đề khó nằm ngoài khả năng tiên liệu của doanh nghiệp vì nghĩa vụ của họ phải tổ chức đại hội và gửi tài liệu cho cổ đông, nhưng đến dự hay không là quyền của cổ đông. Doanh nghiệp cũng cố gắng cao để cổ đông nhìn nhận tốt về doanh nghiệp và lãnh đạo doanh nghiệp. Ngoài ra, ít nhất cũng phải có 65% cổ đông tham dự thì đại hội mới đủ điều kiện diễn ra nên việc này tạo ra sức ép cho doanh nghiệp trong việc tổ chức đại hội”.
Cùng quan điểm này, một cổ đông đã cho biết: “Tôi đã phải chịu vạ lây từ việc tổ chức đại hội đồng cổ đông không thành công. Tôi mất công sức, thời gian đi hơn 150 km đến để tham dự đại hội, nhưng vì không đủ số lượng cần thiết tối thiểu nên đại hội phải dời đi lại một ngày khác”.
Không hiểu ngoài những thông lệ quản trị tốt nhất thế giới mà Bộ Tài chính yêu cầu các doanh nghiệp niêm yết phải tuân thủ tại Quyết định 15/2007/QĐ-BTC thì có nên xem xét sửa đổi, bổ sung một quy định nhỏ, nhưng sẽ giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp trong việc chuẩn bị đại hội đồng cổ đông. Đó là yêu cầu cổ đông sau khi nhận giấy mời phải có nghĩa vụ đăng ký tham dự, nếu không bị mất quyền tham dự tại đại hội lần đó.
