Những ai được ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân?

Trong bối cảnh chính sách thuế có nhiều điều chỉnh gần đây, người lao động cần lưu ý những gì cho việc quyết toán thuế TNCN năm 2025 để tránh sai sót, thưa bà?

Việc quyết toán thuế TNCN kỳ tính thuế năm 2025 được áp dụng theo văn bản pháp luật có hiệu lực trước Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15. Người nộp thuế có thu nhập từ tiền lương, tiền công vẫn áp dụng theo biểu thuế lũy tiến từng phần được ban hành theo Nghị quyết số 954/2020/UBTVQH14, cùng với mức giảm trừ gia cảnh cho bản thân người nộp thuế là 11 triệu đồng/tháng và mức giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc là 4,4 triệu đồng/tháng.

Trong năm 2025, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 373/2025/NĐ-CP, theo đó, cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công thuộc diện tổ chức chi trả khấu trừ tại nguồn từ hai nơi trở lên thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức trả thu nhập lớn nhất trong năm. Trường hợp có nhiều nguồn thu nhập lớn nhất trong năm mà các nguồn thu nhập đó bằng nhau thì cá nhân nộp hồ sơ quyết toán tại một trong những cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức chi trả các nguồn thu nhập lớn nhất trên. Trường hợp cá nhân nộp hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN không đúng quy định nêu trên, thì cơ quan thuế nơi đã tiếp nhận hồ sơ của cá nhân đó căn cứ thông tin trên hệ thống cơ sở dữ liệu ngành thuế hỗ trợ chuyển hồ sơ đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức trả thu nhập để thực hiện quyết toán thuế TNCN theo quy định pháp luật.

Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2025 đối với đơn vị chi trả thu nhập là ngày cuối tháng 3/2026. Pháp luật cho phép cá nhân được ủy quyền quyết toán thuế TNCN là bước giản lược thủ tục cho cá nhân người nộp thuế. Vậy, theo bà, đơn vị chi trả thu nhập cần chú ý gì khi nhận ủy quyền quyết toán thuế từ cá nhân?

Theo quy định tại khoản 6 Điều 8 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP, cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công được ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập theo 3 trường hợp sau:

Thứ nhất, cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm đơn vị trả thu nhập thực hiện việc quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm.

Thứ hai, cá nhân được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới (do tổ chức cũ thực hiện sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc tổ chức cũ và tổ chức mới trong cùng một hệ thống) thì cá nhân được ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức mới.

Thứ ba, cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm; đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã được khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% nếu không có yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.

Do vậy, khi tiếp nhận giấy ủy quyền quyết toán thuế, tổ chức chi trả thu nhập cần bám sát quy định trên để không nhận sai đối tượng. Đôi khi, tôi thấy có trường hợp nhận ủy quyền quyết toán thuế sai như: cá nhân làm việc tại doanh nghiệp tròn năm (từ tháng 1-12/2025), nhưng tại thời gian nộp hồ sơ quyết toán thuế (tháng 3/2026) cá nhân không còn làm việc tại đó, nên cá nhân này cũng không thuộc diện được ủy quyền quyết toán thuế TNCN năm 2025.

Mặt khác, trong năm nhân viên ký hợp đồng lao động trên 3 tháng, nhưng không đủ 12 tháng và chỉ có một nguồn thu nhập duy nhất tại công ty, tại thời điểm quyết toán thuế nhân viên đó vẫn đang làm việc tại công ty thì nhân viên này được ủy quyền quyết toán thuế.

Những trường hợp nào cá nhân bắt buộc phải tự quyết toán và trường hợp nào cá nhân không phải quyết toán thuế, thưa bà?

Theo quy định tại Điều 8 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP về quản lý thuế, cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp khai quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế trong các trường hợp sau đây:

Cá nhân có số thuế phải nộp thêm, hoặc có số thuế nộp thừa đề nghị hoàn, hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.

Cá nhân được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới (do tổ chức cũ thực hiện sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc tổ chức cũ và tổ chức mới trong cùng một hệ thống) thì được ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức mới.

Cá nhân có mặt tại Việt Nam tính trong năm dương lịch đầu tiên dưới 183 ngày, nhưng tính trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam là từ 183 ngày trở lên.

Cá nhân là người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam khai quyết toán thuế trước khi xuất cảnh. Trường hợp cá nhân chưa làm thủ tục quyết toán thuế thì thực hiện ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập hoặc tổ chức, cá nhân khác quyết toán thuế theo quy định về quyết toán thuế đối với cá nhân. Trường hợp tổ chức trả thu nhập hoặc tổ chức, cá nhân khác nhận ủy quyền quyết toán thuế thì phải chịu trách nhiệm về số thuế TNCN phải nộp thêm, hoặc được hoàn trả số thuế nộp thừa của cá nhân.

Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương tiền công, đồng thời thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hoả hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo ảnh hưởng đến khả năng nộp thuế thì không ủy quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế thay mà phải trực tiếp khai quyết toán thuế với cơ quan thuế theo quy định.

Các trường hợp cá nhân không phải quyết toán thuế bao gồm: cá nhân có số thuế phải nộp thêm sau quyết toán của từng năm từ 50.000 đồng trở xuống; cá nhân có số thuế phải nộp nhỏ hơn số thuế đã tạm nộp mà không có yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo; cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một đơn vị, đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã được khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10%, nếu không có yêu cầu thì không phải quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.

Cá nhân được người sử dụng lao động mua bảo hiểm nhân thọ (trừ bảo hiểm hưu trí tự nguyện), bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy về phí bảo hiểm mà người sử dụng lao động, hoặc doanh nghiệp bảo hiểm đã khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% trên khoản tiền phí bảo hiểm tương ứng với phần người sử dụng lao động mua, hoặc đóng góp cho người lao động, thì người lao động không phải quyết toán thuế thuế TNCN đối với phần thu nhập này.

Đối với cá nhân có nhiều nguồn thu nhập, việc tự quyết toán cần lưu ý những rủi ro và sai sót phổ biến nào?

Cá nhân có nhiều nguồn thu nhập thì phải tự làm thủ tục quyết toán thuế với cơ quan thuế. Khi quyết toán, cá nhân cần rà soát toàn bộ các nguồn thu nhập phát sinh trong năm, bao gồm thu nhập tại nơi làm việc chính và các nơi có hoạt động, dịch vụ không thường xuyên, thu nhập từ cộng tác viên… được gọi chung là thu nhập vãng lai, đã được khấu trừ 10% thuế hoặc chưa được khấu trừ 10% thuế TNCN. Đồng thời, cá nhân được quyền không tổng hợp thu nhập vãng lai vào thu nhập quyết toán thuế nếu tổng các khoản thu nhập vãng lai bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã được khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10%.

Thu nhập không bằng tiền, mà bằng các lợi ích khác như: chi phí nhà ở, chi phí đi lại của cá nhân, học phí cho con do doanh nghiệp chi trả vượt mức quy định, phí hội viên chơi golf…, thì đều phải được tính vào thu nhập chịu thuế trong năm.

Một số sai sót khác cá nhân cũng hay mắc là không điều chỉnh kịp thời người phụ thuộc mà cá nhân không thực sự có trách nhiệm nuôi dưỡng trong năm, như con cái đã đến đến tuổi trưởng thành đi làm và có thu nhập, hay bố mẹ không còn nữa, hoặc cá nhân khác không còn hoàn cảnh khó khăn và không nhận hỗ trợ nuôi dưỡng từ người có thu nhập chịu thuế… Vì vậy, khi quyết toán thuế, cá nhân cần làm thủ tục điều chỉnh lại người phụ thuộc mà cá nhân thực tế có trách nhiệm nuôi dưỡng trong năm 2025 để tính giảm trừ gia cảnh cho đúng với quy định.

Trường hợp cá nhân bị khấu trừ 10% thuế với thu nhập vãng lai, nhưng tổng thu nhập cả năm chưa đến mức phải nộp thuế thì cần làm gì để được hoàn thuế?

Trường hợp cá nhân có nhiều nguồn thu nhập đã được khấu trừ theo biểu lũy tiến từng phần, hoặc khấu trừ 10% mà khi tính lại theo quyết toán thuế năm, cá nhân có số thuế nộp thừa, thuộc diện được hoàn thuế, thì cá nhân khai quyết toán thuế TNCN năm 2025 trực tiếp với cơ quan thuế. Trong hồ sơ, cá nhân cần khai đầy đủ, trung thực thông tin về nguồn thu nhập, số thu nhập được giảm trừ, số thuế đã khấu trừ kèm theo các chứng từ đã khấu trừ thuế. Trên Tờ khai quyết toán thuế mẫu 02/QTT-TNCN, nếu còn số thuế nộp thừa ở chỉ tiêu [44] và có nhu cầu hoàn thuế thì cá nhân khai vào chỉ tiêu [45] và [46] số đề nghị hoàn.

Tờ khai quyết toán thuế TNCN đồng thời là hồ sơ hoàn thuế TNCN, cá nhân không phải nộp thêm hồ sơ đề nghị hoàn thuế TNCN khác và sẽ được cơ quan thuế giải quyết trên cơ sở dữ liệu của Tờ khai quyết toán thuế và dữ liệu trong hệ thống quản lý thuế của cơ quan thuế.