Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp: Những sai sót thường gặp

Kiểm soát nội bộ chưa tốt dẫn đến sai sót

Là người làm trong lĩnh vực tư vấn thuế nhiều năm, ông thấy những sai sót phổ biến nào doanh nghiệp thường gặp khi quyết toán thuế TNDN? Đâu là nguyên nhân chính dẫn đến rủi ro bị truy thu, xử phạt?

Với nhiều năm kinh nghiệm hành nghề và tư vấn cho các tập đoàn kinh tế trong và ngoài nước, tôi nhận thấy các sai sót mà doanh nghiệp thường gặp khi quyết toán thuế TNDN có thể là:

Ông Nguyễn Văn Được, Tổng giám đốc Công ty TNHH Kế toán và Tư vấn Thuế Trọng Tín

Thứ nhất, về doanh thu, thu nhập và chi phí có thể không đúng kỳ, dẫn đến bị cơ quan thuế điều chỉnh lại cho đúng kỳ. Đơn cử như, dịch vụ đã hoàn thành năm 2025 nhưng lập hóa đơn năm 2026, hoặc là hàng bán bị trả lại của năm 2025 nhưng được trả lại vào năm 2026, hoặc chi phí kiểm toán, chi phí điện nước, viễn thông thực tế năm 2025 nhưng hóa đơn hoàn thành năm 2026…

Thứ hai, chi phí thực tế phát sinh có hóa đơn nhưng không liên quan đến kinh doanh, hoặc không tương xứng với doanh thu như chi phí cá nhân, chi phí tài trợ không đúng quy định, các chi phí vượt mức quy định như chi phí trích lập dự phòng không đúng quy định, hoặc vượt mức, chi phí trích trước, chi phí lãi vay, chi phí khấu hao, chi phí trả trước…

Thứ ba, chi phí tiền lương, tiền công, các khoản lợi ích khác bằng tiền, hoặc không bằng tiền trả cho người lao động không được quy định cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng cũng như các hồ sơ thủ tục theo quy định.

Thứ tư, doanh nghiệp không kê khai, hoặc kê khai không chính xác giao dịch liên kết, hoặc không lập hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết. Tính toán mức chi phí lãi vay được trừ trong quan hệ giao dịch liên kết (EBITDA) chưa phù hợp, hoặc chuyển lãi vay không được trừ chưa đúng, dẫn đến sai sót hoặc bỏ qua ưu đãi, hỗ trợ hoặc chưa xác định đúng giá thị trường trong các quan hệ liên kết.

Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến các sai sót nêu trên có một phần là sự chủ quan, thiếu quan tâm của doanh nghiệp đối với công tác tài chính, kế toán và thuế trước bối cảnh chính sách có thay đổi toàn diện và cấp bách, hay nói cách khác việc nhận thức, văn hóa và quản trị cũng như xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chưa được tốt. Ngoài ra, khá nhiều trường hợp do doanh nghiệp thiếu hồ sơ giải trình và chưa có sự chuẩn bị bài bản cho việc thu thập, xử lý, lưu trữ hồ sơ hợp lý.

Trong bối cảnh tăng cường quản lý rủi ro, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ, chứng từ và dữ liệu kế toán như thế nào để sẵn sàng giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra?

Trong bối cảnh cơ quan thuế tăng cường quản lý rủi ro và phân tích dữ liệu, doanh nghiệp nên thay đổi cách tiếp cận theo phương châm “phòng bệnh hơn chữa bệnh”, chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu đầy đủ theo quy định.

Trong bối cảnh cơ quan thuế tăng cường quản lý rủi ro và phân tích dữ liệu, doanh nghiệp nên thay đổi cách tiếp cận theo phương châm “phòng bệnh hơn chữa bệnh”, sớm thích nghi bằng việc chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu bài bản, khoa học và đầy đủ đúng pháp luật, cũng như chủ động tuân thủ các quy định của pháp luật, nhằm ứng phó một cách minh bạch trước khi cơ quan thuế kiểm tra, đơn cử như sau:

Một là, doanh nghiệp cần có nhận thức đúng đắn về tuân thủ pháp luật không chỉ là bắt buộc, mà chuyển sang cơ chế “tự nguyện tuân thủ”, trở thành văn hóa trong quản lý doanh nghiệp để được hướng dẫn và được áp dụng các cơ chế ưu đãi hỗ trợ thích hợp, điều này phù hợp với nguyên tắc quản lý thuế mới trong Luật Quản lý thuế năm 2025.

Hai là, doanh nghiệp cần quan tâm và đầu tư thích đáng cho công tác tài chính, kế toán và kê khai nộp thuế, nghiên cứu kỹ các quy định của pháp luật để thực hiện, cũng như có các quy định quản lý nội bộ bài bản, chuyên nghiệp ngay từ đầu đối với các giao dịch kinh tế. Đặc biệt tuyệt đối không tham gia, không thực hiện các hành vi vi phạm pháp luật như hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp, hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn…

Ba là, trên cơ sở quy định của pháp luật và các quy định nội bộ, cần chuẩn bị và kiểm soát đầy đủ và chặt chẽ các thông tin, tài liệu chứng minh cho các khoản chi phí được trừ theo từng đối tượng, từng khoản mục chi phí như hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hóa đơn, chứng từ thanh toán và các tài liệu khác có liên quan.

Thay đổi nhận thức “làm cho xong” sang chủ động thực hiện

Đối với các khoản chi có tính chất nhạy cảm (chi phí lãi vay, giao dịch liên kết, chi phí dịch vụ nội bộ…), doanh nghiệp cần lưu ý gì để đảm bảo được chấp nhận khi quyết toán?

Đối với các khoản chi phí nêu trên, doanh nghiệp cần quán triệt bốn nguyên tắc về chi phí được trừ, đồng thời cần lưu ý như sau:

Thứ nhất, đối với chi phí lãi vay, không chỉ cần đảm bảo có hợp đồng vay hợp pháp, mục đích vay phục vụ kinh doanh và đảm bảo vốn điều lệ đã góp đủ, mà cần lưu ý lãi suất vay mà không phải của tổ chức tín dụng thì không được vượt quá 20%, đảm bảo không vượt 30% EBITDA và lãi suất phù hợp thị trường.

Thứ hai, đối với các doanh nghiệp có giao dịch liên kết, trước tiên cần phải kê khai quan hệ liên kết, một số trường hợp phải có hồ sơ xác định giá giao dịch theo nguyên tắc thị trường và chứng minh lợi ích kinh tế thực tế nhận được để tránh bị ấn định thuế, cũng như thuận lợi cho doanh nghiệp giải trình sau này.

Thứ ba, đối với chi phí dịch vụ nội bộ, phải chứng minh tính cần thiết, giá trị thực nhận và có đầy đủ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định, cũng như các nguyên tắc nhất định khi xác định chi phí được trừ đặc thù.

Thứ tư, đối với các khoản thu mua đặc thù, cần đúng đối tượng được lập bảng kê, đúng mẫu biểu bảng kê cũng như hồ sơ kèm theo, chứng từ thanh toán hợp lệ và tuân thủ quy định thanh toán không tiền mặt từ 5 triệu đồng trở lên.

Ông có khuyến nghị gì để doanh nghiệp chuyển từ tư duy “quyết toán cho xong” sang chủ động quản trị rủi ro thuế, coi tuân thủ là một phần trong chiến lược tài chính dài hạn?

Để khuyến khích chuyển từ “quyết toán cho xong” sang chủ động quản trị rủi ro thuế, doanh nghiệp nên có những định hướng, mục tiêu sau:

Thứ nhất, doanh nghiệp cần thay đổi nhận thức “thuế không phải là sự kiện một lần, mà là nghĩa vụ pháp lý có thể kéo dài nhiều năm”, với thời hạn truy thu lên đến 10 năm. Trong một số trường hợp nhất định, việc kiểm tra thuế vẫn có thể bị cấp cao hơn kiểm tra lại và phải tuân thủ đúng pháp luật, bao gồm cả trường hợp quyết định xử lý thuế đã được ban hành nhưng có sai phạm.

Thứ hai, cần đưa quản trị thuế vào cấu trúc quản trị cấp cao, không chỉ là việc của bộ phận kế toán, mà phải được nâng lên thành văn hóa doanh nghiệp, hoặc nguyên tắc, thước đo và yếu tố sống còn của quản trị doanh nghiệp hiện đại để đảm bảo cho doanh nghiệp phát triển an toàn và bền vững.

Thứ ba, thiết lập hệ thống cảnh báo rủi ro sớm đối với các khoản mục chi phí có độ rủi ro cao như: lãi vay vượt 30% EBITDA, tỷ trọng giao dịch liên kết cao, biên lợi nhuận bất thường, chi phí liên quan đến rủi ro cao về thuế... Đồng thời chuyển trạng thái “tuân thủ pháp luật là nghĩa vụ” sang trạng thái “tự nguyên tuân thủ pháp luật” theo tiêu chí và chính sách của cơ quan thuế để hạn chế rủi ro, cũng như tận dụng được các ưu đãi, hỗ trợ về thủ tục hành chính, được hoàn thuế nhanh hơn, thuận tiện hơn và được giảm tần suất kiểm tra thuế.

Thứ tư, chủ động tự thực hiện hoặc thuê các dịch vụ chuyên nghiệp của đại lý thuế, công ty kế toán, kiểm toán về các dịch vụ tư vấn và soát xét thuế trước khi quyết toán thay vì đợi kiểm tra thuế.