Doanh nghiệp lúng túng, lo rủi ro pháp lý
Trong những ngày đầu năm 2026, một câu hỏi tưởng như rất kỹ thuật lại thu hút sự quan tâm rộng rãi của cộng đồng doanh nghiệp, giới kế toán - kiểm toán và cả cơ quan quản lý thuế: chi phí tiền lương trả bằng tiền mặt với giá trị trên 5 triệu đồng có được tính là chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp hay không?
Câu hỏi này gắn với cách hiểu và áp dụng điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 1/10/2025). Tuy nhiên, tranh cãi phát sinh không chỉ nằm ở phạm vi một điều khoản cụ thể, mà phản ánh một vấn đề lớn hơn: tư duy lập pháp trong chính sách thuế và cách thức quản lý thuế trong bối cảnh nền kinh tế đang chuyển đổi mạnh mẽ theo hướng số hóa và minh bạch hóa dòng tiền.
Nhìn sâu hơn, đây là một “trường hợp điển hình” cho yêu cầu nâng cao chất lượng chính sách, làm rõ mục tiêu quản lý và khẳng định vai trò đồng hành - hỗ trợ - hướng dẫn của cơ quan thuế theo đúng tinh thần của Luật Quản lý thuế.
Tại điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định điều kiện để một khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, trong đó nhấn mạnh yêu cầu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản thanh toán từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên. Vấn đề phát sinh khi cụm từ “các khoản thanh toán khác” được đặt bên cạnh các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ. Từ cách diễn đạt này, trong thực tiễn đã xuất hiện hai cách hiểu song song.
Cách hiểu thứ nhất, cho rằng tiền lương cũng là một khoản chi của doanh nghiệp, nên nếu chi trả bằng tiền mặt với giá trị lớn thì không đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt, từ đó không được tính vào chi phí được trừ. Cách tiếp cận này đặt nặng yếu tố kiểm soát rủi ro, phòng ngừa gian lận và phù hợp với xu hướng hạn chế giao dịch tiền mặt.
Cách hiểu thứ hai, xuất phát từ bản chất pháp lý của tiền lương. Tiền lương là khoản chi phát sinh từ quan hệ lao động, được điều chỉnh chủ yếu bởi pháp luật lao động và thuế thu nhập cá nhân, không phải là giao dịch mua bán hàng hóa hay cung ứng dịch vụ. Pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) từ trước đến nay không đặt ra điều kiện bắt buộc tiền lương phải trả qua ngân hàng mới được tính chi phí. Do đó, nếu doanh nghiệp chứng minh được quan hệ lao động có thật, có bảng lương, chứng từ chi trả và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế liên quan, thì hình thức thanh toán không làm thay đổi bản chất của chi phí.
Việc tồn tại hai cách hiểu này khiến doanh nghiệp lúng túng, lo ngại rủi ro pháp lý, đặc biệt khi việc áp dụng có thể khác nhau giữa các địa phương. Từ đây, một câu hỏi lớn hơn được đặt ra: tư duy của nhà làm luật thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế TNDN có thống nhất hay không, hay đang phục vụ những mục tiêu quản lý khác nhau?
Thuế GTGT và thuế TNDN: hai tư duy lập pháp khác nhau, không mâu thuẫn
Việc tranh cãi về chi phí tiền lương trả bằng tiền mặt trên 5 triệu đồng là một phép thử đối với chất lượng chính sách và năng lực quản lý thuế. Nó đặt ra yêu cầu chuyển từ tư duy kiểm soát hình thức sang quản lý bản chất, từ cách làm “đóng” sang cách làm “đồng hành”.
Theo Luật Thuế GTGT (sửa đổi năm 2024) và Nghị định 181/2025/NĐ-CP, các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, nếu thanh toán bằng tiền mặt thì không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Quy định này không coi giao dịch là bất hợp pháp, cũng không cấm thanh toán tiền mặt, mà chỉ không cho hưởng quyền khấu trừ thuế. Điều đó phản ánh tư duy cốt lõi của thuế GTGT: đây là sắc thuế đánh vào “giá trị gia tăng” trong một chuỗi giao dịch cần được kiểm soát chặt chẽ. Nhà làm luật GTGT quan tâm trước hết đến dòng chảy giao dịch - hóa đơn - thanh toán, nhằm hạn chế rủi ro gian lận hoàn, khấu trừ thuế.
Ngược lại, thuế TNDN có tư duy khác. Thuế TNDN đánh vào kết quả kinh doanh thực chất, dựa trên các khoản chi phí thực tế, hợp lý, hợp lệ. Vì vậy, thanh toán tiền mặt không đương nhiên bị loại, nhưng sẽ bị kiểm soát chặt hơn trong các giao dịch có rủi ro cao. Do đó, hai tư duy này không mâu thuẫn, mà phục vụ hai mục tiêu quản lý khác nhau. Một giao dịch có thể là chi phí thật cho thuế TNDN, nhưng không đủ điều kiện để hưởng quyền khấu trừ của thuế GTGT. Không khấu trừ GTGT không đồng nghĩa với việc không thừa nhận chi phí.
Thực tiễn doanh nghiệp: chính sách không thể nhìn một chiều
Trong thực tiễn sản xuất - kinh doanh, trả lương bằng tiền mặt vẫn là nhu cầu có thật trong nhiều trường hợp: vùng sâu, vùng xa, lao động thời vụ, lao động phổ thông, hoặc những nơi hạ tầng ngân hàng chưa đồng bộ. Ngay cả tại đô thị, nhiều ngành nghề sử dụng lao động ngắn hạn, biến động liên tục, việc chi trả tiền mặt - nếu được ghi nhận đầy đủ và minh bạch - vẫn phù hợp với đặc thù kinh doanh. Nếu chỉ dựa vào hình thức thanh toán để loại chi phí, chính sách thuế có nguy cơ xa rời thực tiễn, làm gia tăng chi phí tuân thủ. Doanh nghiệp không sợ nghĩa vụ thuế, mà sợ sự không chắc chắn của chính sách.
Ở chiều ngược lại, lo ngại của cơ quan thuế cũng có cơ sở, bởi tiền mặt có thể bị lợi dụng để lập khống chi phí. Tuy nhiên, vấn đề cốt lõi không nằm ở bản thân tiền mặt, mà nằm ở năng lực quản lý dữ liệu, đối chiếu và kiểm soát rủi ro.
Quốc tế: Thúc đẩy thanh toán không dùng tiền mặt, nhưng không cực đoan
Kinh nghiệm quốc tế cho thấy, không có quốc gia nào coi việc thanh toán tiền mặt là căn cứ duy nhất để bác bỏ chi phí hợp pháp của doanh nghiệp. Tuy nhiên, hầu hết các nước phát triển đều có chiến lược rõ ràng nhằm giảm dần vai trò của tiền mặt và thúc đẩy thanh toán qua ngân hàng. Theo khuyến nghị của OECD, quản lý thuế hiện đại dựa trên mô hình quản lý tuân thủ theo rủi ro, trong đó bản chất kinh tế của giao dịch là trọng tâm, còn hình thức thanh toán chỉ là một chỉ báo rủi ro. Nhiều quốc gia thuộc EU, Anh, Canada, Úc, Mỹ triển khai hệ thống hóa đơn điện tử, báo cáo giao dịch theo thời gian thực và đối chiếu dữ liệu thuế - tài chính, bất kể giao dịch được thanh toán bằng tiền mặt hay chuyển khoản.
Điểm chung trong cách tiếp cận quốc tế là: không cấm tiền mặt bằng mệnh lệnh hành chính, mà làm cho việc thanh toán không dùng tiền mặt trở nên thuận tiện hơn, minh bạch hơn và ít rủi ro hơn đối với cả doanh nghiệp và cơ quan quản lý. Khi dữ liệu lao động, thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội và kế toán được liên thông, chi phí tiền lương được chấp nhận trên cơ sở tính có thật của quan hệ lao động, chứ không thuần túy dựa trên hình thức thanh toán.
Trách nhiệm của cơ quan thuế và yêu cầu minh bạch chính sách
Luật Quản lý thuế của Việt Nam đã xác định rõ: cơ quan thuế không chỉ có chức năng thu và kiểm tra, mà còn có trách nhiệm tuyên truyền, hỗ trợ, hướng dẫn người nộp thuế. Khi một quy định phát sinh tranh cãi diện rộng, trách nhiệm làm rõ không thể đặt lên vai doanh nghiệp.
Minh bạch chính sách thuế không phải là siết chặt thêm điều kiện, mà là nói rõ điều gì Nhà nước chấp nhận và điều gì không. Một chính sách tốt không được đo bằng số lượng điều khoản, mà bằng việc doanh nghiệp ở mọi địa phương hiểu giống nhau và thực hiện giống nhau.
Việc tranh cãi về chi phí tiền lương trả bằng tiền mặt trên 5 triệu đồng là một phép thử đối với chất lượng chính sách và năng lực quản lý thuế. Nó đặt ra yêu cầu chuyển từ tư duy kiểm soát hình thức sang quản lý bản chất, từ cách làm “đóng” sang cách làm “đồng hành”. Việc thúc đẩy thanh toán không dùng tiền mặt là xu hướng đúng và phù hợp với thông lệ quốc tế, nhưng cần được thực hiện bằng các công cụ quản lý hiện đại, dựa trên dữ liệu và đánh giá rủi ro, thay vì loại trừ chi phí một cách cơ học.
Khi chính sách thuế được công khai, minh bạch và nhất quán, doanh nghiệp sẽ yên tâm tuân thủ, cơ quan thuế nâng cao hiệu quả quản lý và toàn xã hội được hưởng lợi từ một môi trường kinh tế ổn định, bền vững.
