Dùng hai hệ thống sổ kế toán để gian lận thuế
Trong văn bản của Cục Thuế gửi các tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, tổ chức cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng về giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế cho biết, qua công tác quản lý của cơ quan thuế và thông tin từ các cơ quan bảo vệ pháp luật, cơ quan thuế nhận thấy vẫn còn tình trạng một số doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh thực hiện hành vi gian lận thuế thông qua việc sử dụng phần mềm để vận hành song song hai hệ thống sổ kế toán tài chính trở lên cho cùng một đơn vị kinh doanh trong một kỳ kế toán năm.
Trong đó, một hệ thống sổ được sử dụng để báo cáo với cơ quan thuế và hệ thống sổ còn lại được vận hành nội bộ để ghi nhận đầy đủ doanh thu thực tế với mục tiêu giảm nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước. Đây là hành vi vi phạm nghiêm trọng pháp luật về thuế theo quy định tại Điều 17, Điều 143 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, Điều 13 Luật Kế toán số 88/2015/QH13 và Điều 221 Bộ luật Hình sự số 100/2015/QH13.
Trước tình trạng trên, Cục Thuế yêu cầu các tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, các tổ chức cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng về giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế không phát triển, tích hợp hoặc hỗ trợ triển khai các hệ thống phần mềm có khả năng vận hành song song hai hệ thống sổ kế toán tài chính trở lên cho cùng một đơn vị kinh doanh trong một kỳ kế toán năm.
Về lâu dài, việc sử dụng hai hệ thống kế toán làm suy giảm niềm tin thị trường, ảnh hưởng đến cả hệ thống tài chính và môi trường đầu tư.
Chủ động tích hợp các cơ chế cảnh báo, ghi nhận lịch sử thay đổi dữ liệu và tự động phát hiện dấu hiệu bất thường trong hệ thống phần mềm kế toán, thông báo kịp thời cho khách hàng để phòng ngừa từ sớm nguy cơ bị lợi dụng vào các mục đích gian lận thuế.
Thực hiện kết nối phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm kế toán và giải pháp hóa đơn điện tử của các nhà cung cấp để truyền tự động, đầy đủ dữ liệu hóa đơn điện tử của người nộp thuế đến cơ quan thuế theo từng giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ thực tế đảm bảo đúng quy định của pháp luật về sử dụng hóa đơn điện tử.
Phối hợp chặt chẽ với cơ quan thuế trong việc cung cấp thông tin về khách hàng vận hành song song hai hệ thống phần mềm kế toán tài chính gửi về Cục Thuế. Đồng thời lập danh sách toàn bộ khách hàng đã sử dụng phần mềm sổ kế toán tài chính do tổ chức cung cấp gửi về Cục Thuế trước ngày 8/4/2026, định kỳ trước ngày mùng 5 tháng tiếp theo gửi thông tin cập nhật các trường hợp thay đổi danh sách khách hàng sử dụng về Cục Thuế.
Liên quan đến yêu cầu này, bà Lê Thị Yến, Giám đốc Công ty TNHH Tư vấn thuế Hà Nội cho biết, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp duy trì 2 hệ thống với mục tiêu “tối ưu thuế”, nhưng lại phát sinh rất nhiều chi phí tiềm ẩn như: chi phí vận hành hệ thống; chi phí nhân sự xử lý số liệu chồng chéo; chi phí rủi ro khi bị kiểm tra, truy thu, xử phạt.
“Nếu doanh nghiệp lựa chọn chuẩn hóa một hệ thống duy nhất, tập trung vào quản trị thực chất thì chi phí vận hành sẽ giảm, dữ liệu minh bạch dễ kiểm soát, doanh nghiệp có thể yên tâm phát triển kinh doanh”, bà Yến chia sẻ.
Cần làm thật thay vì gian dối
Ông Nguyễn Văn Thức, Chủ tịch HĐTV kiêm Tổng giám đốc Công ty TNHH BCTC cho biết, việc doanh nghiệp vận hành song song hai hệ thống kế toán, một để báo cáo, một để “nội bộ” không phải là hiện tượng mới, nhưng đang bước sang một giai đoạn nguy hiểm hơn: tinh vi hơn, khó kiểm soát hơn và tác động sâu rộng hơn.
“Về bản chất, việc sử dụng hai hệ thống kế toán nhằm che giấu doanh thu, chi phí là hành vi gian lận có tổ chức. Điều này không chỉ vi phạm pháp luật thuế hay kế toán, mà còn có thể cấu thành hành vi trốn thuế với mức xử lý hình sự. Tuy nhiên, nếu nhìn rộng hơn, vấn đề này không dừng lại ở thất thu ngân sách. Nó tạo ra một môi trường cạnh tranh méo mó, nơi doanh nghiệp tuân thủ bị thiệt thòi, còn doanh nghiệp gian lận lại có lợi thế chi phí. Về lâu dài, điều này làm suy giảm niềm tin thị trường, ảnh hưởng đến cả hệ thống tài chính và môi trường đầu tư”, ông Thức nói.
Đề cập đến những rủi ro phát sinh khi doanh nghiệp sử dụng hai hệ thống sổ kế toán, bà Lê Thị Yến cho rằng, bối cảnh hiện nay đã thay đổi, cơ chế quản lý cũng đã thay đổi, nên doanh nghiệp cần nhận thức rõ tình hình hiện tại và xu hướng quản lý của Nhà nước trong thời gian tới để thay đổi cách quản lý. Nếu vẫn giữ cách làm cũ để áp dụng cho hiện tại và tương lai, thì doanh nghiệp sẽ đối mặt với nhiều rủi ro hơn, đồng thời tốn kém rất nhiều thời gian và chi phí để xử lý.
“Tôi cho rằng, việc đầu tiên và quan trọng nhất là doanh nghiệp cần thay đổi tư duy và cách vận hành. Cụ thể, doanh nghiệp cần chuyển từ tư duy tách dữ liệu để quản lý sang tư duy đồng nhất dữ liệu để kiểm soát”, bà Yến nói.
Bà Yến khuyến nghị, doanh nghiệp cần chủ động rà soát lại toàn bộ hệ thống kế toán, củng cố dữ liệu để đảm bảo tính đầy đủ, nhất quán và có thể giải trình. Đồng thời, cần nhận diện các điểm rủi ro trong quá trình ghi nhận doanh thu, chi phí, dòng tiền để kịp thời điều chỉnh. Mục tiêu không chỉ là tuân thủ, mà là tránh bị đưa vào diện rủi ro và hạn chế tối đa khả năng bị thanh tra, kiểm tra.
Trước những ý kiến cho rằng, việc cung cấp thông tin doanh nghiệp có hai sổ kế toán có vi phạm quy định về bảo mật thông tin hay không, ông Nguyễn Đức Toàn, Ủy viên Ban chấp hành Hội Tin học TP.HCM cho biết, yêu cầu của Cục Thuế là đúng với các quy định hiện hành, không vi phạm pháp luật về bảo mật thông tin.
“Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP đều thừa nhận nguyên tắc: việc cung cấp dữ liệu theo yêu cầu bắt buộc của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, theo đúng luật chuyên ngành là hành động hợp pháp mà doanh nghiệp không thể bị quy trách nhiệm dân sự hay hành chính, miễn là thực hiện đúng phạm vi được yêu cầu và có căn cứ rõ ràng”, ông Toàn nói.
Do đó, ông Toàn khuyến nghị, khi nhận được yêu cầu từ cơ quan thuế, doanh nghiệp nên thông báo cho khách hàng, trừ trường hợp pháp luật yêu cầu bảo mật để khách hàng chủ động phối hợp nếu cần thiết. Cách làm này vừa thể hiện sự tôn trọng khách hàng, vừa giảm thiểu rủi ro khiếu kiện sau này.
Luật sư Nguyễn Đăng Tư, Công ty Luật TNHH TriLaw
Với góc nhìn thực tiễn hành nghề, tôi cho rằng việc doanh nghiệp duy trì “hai sổ kế toán” (một sổ nội bộ và một sổ để kê khai, báo cáo) không phải là hiện tượng hiếm, nhưng cách họ tiếp nhận và thực hiện yêu cầu này thường diễn ra theo một số xu hướng sau:
Thứ nhất, về tâm lý tiếp nhận: Phần lớn doanh nghiệp - đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa không chủ động đặt ra việc lập hai sổ, mà thường xuất phát từ áp lực tối ưu chi phí thuế; tư vấn không chuẩn mực từ một số cá nhân làm dịch vụ kế toán, thuế; nhận thức chưa đầy đủ về rủi ro pháp lý. Ban đầu, nhiều chủ doanh nghiệp xem đây là “giải pháp kỹ thuật” mang tính phổ biến, thậm chí là “thông lệ ngầm”, nên có xu hướng chấp nhận một cách tương đối dễ dãi, thiếu đánh giá toàn diện về hậu quả.
Thứ hai, về cách thức thực hiện: Việc tổ chức hai hệ thống sổ sách thường được thực hiện khá tinh vi, chẳng hạn, một hệ thống phản ánh đúng thực tế hoạt động kinh doanh (dùng nội bộ), một hệ thống đã được điều chỉnh doanh thu, chi phí để giảm nghĩa vụ thuế (dùng để kê khai); phân tách dữ liệu, giới hạn người tiếp cận nhằm tránh bị phát hiện; thậm chí có sự “phối hợp” giữa bộ phận kế toán và người quản lý để duy trì việc này trong thời gian dài. Điều đáng lưu ý là càng về sau, khi quy mô doanh nghiệp lớn dần, việc này càng trở nên có hệ thống và khó kiểm soát hơn, kéo theo rủi ro tích tụ.
Thứ ba, về nhận thức rủi ro (thường đến muộn): Trong quá trình tôi tư vấn, đa số doanh nghiệp chỉ thực sự nhìn nhận nghiêm túc khi bị thanh tra, kiểm tra thuế; phát sinh tranh chấp nội bộ (cổ đông, góp vốn); hoặc có dấu hiệu bị xử lý về hành vi trốn thuế, gian lận kế toán. Lúc này, họ mới nhận ra rằng việc duy trì hai sổ không chỉ là vi phạm hành chính, mà còn có thể dẫn đến trách nhiệm hình sự, đồng thời làm mất tính minh bạch, ảnh hưởng nghiêm trọng đến khả năng huy động vốn, chuyển nhượng, hoặc niêm yết.
Từ kinh nghiệm của tôi, doanh nghiệp cần nhìn nhận rõ: Việc lập hai sổ kế toán là hành vi vi phạm pháp luật về kế toán và thuế, không phải “giải pháp quản trị”; rủi ro không chỉ nằm ở chế tài, mà còn ở việc mất kiểm soát nội bộ và tranh chấp pháp lý về sau. Do đó nên thiết lập hệ thống kế toán minh bạch, tuân thủ chuẩn mực, đồng thời sử dụng các công cụ tối ưu thuế hợp pháp.
Tôi đã từng gặp trường hợp khách hàng có tranh chấp cổ đông và bị cổ đông tố hai sổ sách. Nên nếu doanh nghiệp có hai sổ kế toán sẽ rất nhiều rủi ro, đặc biệt khi xảy ra mâu thuẫn nội bộ. Để phát triển bền vững, cần minh bạch.
Với những doanh nghiệp lớn, đã niêm yết trên thị trường chứng khoán không có câu chuyện kế toán hai sổ vì hoạt động kinh doanh phải minh bạch, báo cáo tài chính được kiểm toán.
Hải Yến thực hiện
