Khó có đủ tỷ lệ tham dự hội nghị lần đầu
Do đặc điểm giống nhau của cư dân là “chẳng ai biết ai cả” nên việc tổ chức hội nghị nhà chung cư mất rất nhiều thời gian cho những người tổ chức.
Tại nhiều chung cư, người chủ sở hữu căn hộ đích thực không xuất hiện, chỉ có người thuê nhà nên dẫn đến tình trạng nếu ban tổ chức không liên hệ được “ông bà chủ” thì coi như hội nghị nhà chung cư lần 1 và cả lần 2 đều không thành công, vì không đạt tỷ lệ tham dự theo quy định.
Theo Thông tư 02/2016/TT-BXD, hội nghị nhà chung cư tổ chức lần 1 phải có tối thiểu 75% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự; hội nghị tổ chức lần 2 phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự/số người đã đồng ý nhập tòa nhà vào cụm nhà chung cư tham dự.
Có những hội nghị nhà chung cư đưa ra giải pháp là tính tỷ lệ tham dự theo diện tích ở, tuy nhiên, việc này vi phạm quy định pháp luật là mỗi chủ sở hữu căn hộ là 1 phiếu biểu quyết.
Thực tế, nhiều hội nghị nhà chung cư phải tổ chức lần thứ ba mới thành công, gây tốn kém cho cư dân, do các chi phí tổ chức hội nghị được tính vào chi phí hoạt động, quản lý vận hành nhà chung cư.
Chuẩn bị nội dung chương trình: Quá tải
Ngoại trừ hội nghị nhà chung cư lần đầu phụ thuộc vào vai trò của chủ đầu tư và chính quyền địa phương khi tổ chức, thì hội nghị nhà chung cư bất thường và thường niên rất phức tạp và là nguồn cơn của các tranh chấp, khiếu nại.
Theo quy định tại Thông tư 02/2016/TT-BXD, ban tổ chức phải có sự chuẩn bị về dự thảo quy chế họp hội nghị nhà chung cư; dự kiến đề xuất sửa đổi, bổ sung nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư (nếu có); dự thảo quy chế bầu ban quản trị nhà chung cư, đề xuất tên gọi của ban quản trị, đề xuất danh sách, số lượng thành viên ban quản trị, dự kiến trưởng ban, phó ban quản trị (nếu nhà chung cư thuộc diện phải có ban quản trị); đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu: đề xuất mức giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư, dự thảo kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư, đề xuất đơn vị quản lý vận hành; trường hợp nhà chung cư phải có ban quản trị thì phải đề xuất mô hình hoạt động của ban quản trị, dự thảo quy chế hoạt động và quy chế thu, chi tài chính của ban quản trị; thông báo giá dịch vụ phải trả phí như bể bơi, phòng tập gym, sân tennis, khu spa, siêu thị và các dịch vụ khác (nếu có).
Công tác chuẩn bị các nội dung này tốt, công khai, minh bạch, có phiếu lấy ý kiến trước sẽ rút ngắn thời gian họp và thảo luận, cũng như bảo đảm sự thành công của hội nghị nhà chung cư, tránh các khiếu nại, khiếu kiện sau này. Tuy nhiên, đây lại là công việc quá tải của ban tổ chức hội nghị nhà chung cư, do để làm được điều này đòi hỏi ban tổ chức/ban quản trị hội nghị nhà chung cư phải có kinh nghiệm, tài chính để thuê soạn thảo/tư vấn/xây dựng.
Ngoài ra, từ thực tiễn các hội nghị nhà chung cư thất bại, luật sư Lê Minh Thắng thuộc Công ty Luật K&CS và Đoàn Luật sư Hà Nội cho rằng, để xây dựng các quy chế về tổ chức, hoạt động của ban quản trị theo mô hình nào cần có sự tham vấn của các công ty luật. Riêng quy chế hoạt động, thu chi tài chính, thu chi của ban quản trị cần có tham vấn chuyên môn của các công ty tài chính, kế toán… Thậm chí, nếu ứng dụng công nghệ 4.0 thì cần phải có sự vào cuộc của các công ty chuyên về công nghệ thông tin, giúp xây dựng phần mềm quản lý nhà chung cư kiểu “AIO - tất cả trong một”.
Đương nhiên, một nhà chung cư/cụm nhà chung cư không thể tự bỏ ra hàng tỷ đồng để mua một phần mềm hay ứng dụng quản lý nhà chung cư kiểu “AIO” như vậy. Theo đó, các công ty kế toán, phần mềm… sẽ đầu tư xây dựng, quảng cáo và bán cho các ban quản trị nhà chung cư như cách mà các công ty phần mềm về kế toán từng xây dựng và bán các phần mềm kế toán cho các doanh nghiệp hiện nay. Trường hợp không ai muốn làm vì tính hiệu quả kinh tế thì cơ quan quản lý nhà nước (Bộ Xây dựng) cần tổ chức tập huấn các thành viên ban quản trị (dạy và cấp chứng chỉ quản lý nhà chung cư) và giới thiệu đến cư dân. Nếu việc này thành hiện thực, cư dân cũng tránh được tình trạng ban quản trị “vừa đá bóng, vừa thổi còi” khi quản lý nhà chung cư, cũng như “bắt tay” với ban quản lý và các đối tác ký hợp đồng quản lý và vận hành nhà chung cư để “tiêu tiền” quỹ bảo trì, phí quản lý của cư dân, hoặc không công khai tài chính, minh bạch thông tin…
Thành viên ban quản trị: Hữu danh, vô thực
Do quan niệm thành viên ban quản trị được bầu vào ban quản trị nhà chung cư đi làm việc giống như “ăn cơm nhà, vác tù và hàng tổng”, nên ít người tham gia, khiến nhiều người không đủ tiêu chuẩn cũng trúng cử. Đáng quan ngại hơn, tại nhiều hội nghị nhà chung cư, việc bầu thành viên ban quản trị trở thành nơi các nhóm lợi ích tiến hành vận động, kêu gọi bầu cho “quân mình” để tiện bề lũng đoạn sau này. Thực tế, tại nhiều nhà chung cư thời gian qua, hoạt động của ban quản trị được đánh giá là “hữu danh, vô thực”, có cũng như không... Có những người trúng cử thành viên ban quản trị không tham gia họp ban quản trị theo quy chế, do bận đi làm việc khác, nhưng vẫn nhận thù lao.
Tình trạng “khoán trắng” cho trưởng, phó ban quản trị dẫn đến không minh bạch tài chính, tự quyết định nhiều vấn đề, gây thiệt hại cho cư dân; việc chuyển các hợp đồng, gói thầu cho công ty “sân sau”, lạm quyền thu - chi… dẫn đến kiện cáo là hiện tượng khá phổ biến.
Lỗ hổng ban kiểm soát
Thông tư 02/2016/TT-BXD chỉ quy định chung chung là mô hình hoạt động của ban quản trị theo mô hình ban chủ nhiệm hoặc hội đồng quản trị của hợp tác xã hoặc công ty cổ phần và do hội nghị nhà chung cư quyết định. Do đó, nếu như ban tổ chức hội nghị nhà chung cư không xây dựng được các quy chế này thì hầu như các hội nghị nhà chung cư đều không đạt được mục đích chính là xây dựng được quy chế, quy định về mô hình hoạt động và quy chế thu chi tài chính theo luật. Nếu hội nghị nhà chung cư chỉ lo “bầu bán” thành viên ban quản trị mà mô hình hoạt động ban quản trị hay quy chế thu chi tài chính không có thì sự thất bại sau đó là hiển nhiên, bởi lẽ không có thành viên ban quản trị nào muốn “mua dây buộc cổ” mình bằng những quy định thắt chặt “tay chân”.
Tương tự, ban quản trị không có cơ chế kiểm soát như ban kiểm soát (do cư dân bầu ra) của các công ty cổ phần do Thông tư 02/2016/TT-BXD không quy định và cũng không có hướng dẫn cho cư dân là nếu đã theo mô hình công ty cổ phần thì cư dân có quyền bầu ban kiểm soát giúp cư dân giám sát ban quản trị và ban quản lý. Hy vọng, khi sửa đổi, bổ sung Thông tư 02/2016/TT-BXD, Bộ Xây dựng sẽ có hướng dẫn cụ thể hơn để bịt lỗ hổng này.
