Giai đoạn 1998 - 2000 được xem là rất quan trọng khi Ủy ban Chứng khoán Nhà nước (UBCK) dồn lực cho việc khai trương Trung tâm GDCK đầu tiên của Việt Nam. Hồi đó, anh Vũ Bằng -Vụ trưởng Vụ Quản lý Kinh doanh (hiện là Chủ tịch UBCK) được biệt phái kiêm nhiệm thêm chức danh Giám đốc Trung tâm GDCK TP. HCM (HOSE ngày nay).
Một thời gian ngắn sau khi HOSE chính thức khai trương, tháng 10/2000, anh Bằng ra Hà Nội báo cáo với lãnh đạo UBCK về những vấn đề phát sinh liên quan đến công tác quản lý, vận hành HOSE. Một trong những trở ngại của thị trường lúc đó được nêu ra là khâu lưu ký chứng chỉ chứng khoán của NĐT vào HOSE để giao dịch.
Ở giai đoạn đầu, hầu hết các tổ chức phát hành đều phát hành chứng khoán dưới dạng chứng chỉ vật chất, chứ không phải chứng khoán ghi sổ như bây giờ. Khi muốn giao dịch, NĐT phải mang chứng chỉ đó đến CTCK nơi mở tài khoản để lưu ký, CTCK sau đó tái lưu ký vào HOSE.
Vấn đề nảy sinh ở đây là có rất nhiều NĐT không ở tại TP. HCM, mà ở tại khu vực phía Bắc và để lưu ký chứng khoán cho NĐT, các CTCK tại đầu Hà Nội phải tập hợp chứng khoán với số lượng đủ lớn, hoặc đợi đến cuối tuần mới cử cán bộ xách vali chứng chỉ chứng khoán bay vào TP. HCM để thực hiện tái lưu ký. Việc này thực sự đã gây tốn kém cho các công ty thời kỳ đầu mới thành lập và làm chậm trễ quá trình giao dịch của NĐT.
Để tháo gỡ khó khăn cho thị trường, lãnh đạo Vụ Quản lý Kinh doanh đã đề xuất phương án cho phép thành lập một bộ phận tại Hà Nội nhận lưu giữ chứng chỉ chứng khoán của CTCK tại Hà Nội, sau đó gửi thông tin cho Phòng Lưu ký thuộc HOSE để hạch toán. Theo phương án này, quá trình tái lưu ký chứng khoán tại Hà Nội vào HOSE để giao dịch của NĐT được rút ngắn đáng kể, từ hàng tuần xuống còn 1 - 2 ngày. Đề xuất này ngay sau đó được lãnh đạo UBCK thông qua với việc quyết định thành lập Phòng Lưu ký thuộc Trung tâm GDCK Hà Nội (HNX ngày nay).
Tháng 10/2000, tôi cùng một số cán bộ trẻ, chủ yếu từ Vụ Quản lý Kinh doanh được biên chế về Phòng Lưu ký thuộc HNX, thực hiện nhiệm vụ lúc bấy giờ là phối hợp với Phòng Lưu ký thuộc HOSE nhận lưu ký chứng khoán chứng chỉ cho các NĐT tại khu vực phía Bắc.
Giai đoạn đầu mới thành lập, do chưa có trụ sở làm việc nên tất cả các cán bộ của HNX đều được bố trí ngồi tại UBCK. Phòng Lưu ký chứng khoán với biên chế ban đầu là 5 cán bộ được bố trí riêng một phòng làm việc đã nhận được rất nhiều sự quan tâm và đầu tư từ lãnh đạo UBCK và HNX về phương tiện làm việc, để thực hiện nhiệm vụ lúc bấy giờ là phối hợp với Phòng Lưu ký thuộc HOSE nhận lưu ký chứng khoán chứng chỉ cho các NĐT tại khu vực phía Bắc.
Khi nhận nhiệm vụ Phó phòng Lưu ký, chịu trách nhiệm tổ chức việc tiếp nhận chứng khoán chứng chỉ của NĐT trong khi chưa biết mặt mũi chứng khoán như thế nào, tôi và các anh em trong phòng khá lo lắng, vì chứng chỉ gửi vào là tài sản của người ta, mình mà nhầm lẫn hay nhận phải chứng khoán giả mạo thì sẽ gây ra thiệt hại cho NĐT và ảnh hưởng đến cả Trung tâm.
Vì lý do đó nên thời gian đầu, mọi người phải tìm hiểu rất kỹ về các nguyên tắc, quy định của Bộ Tài chính về việc in ấn, lưu hành chứng chỉ chứng khoán, cũng như quy định của công ty phát hành để có thể nhận diện được chứng chỉ đó là thật hay giả, thuộc tổ chức nào.
Để thuận tiện cho công việc, chúng tôi đã đề xuất ban hành các quy định và quy trình tiếp nhận chứng khoán để có căn cứ xử lý. Cách thức thông báo thông tin số lượng chứng khoán cho Phòng Lưu ký của HOSE cũng được hai bên sáng tạo bằng cách thống nhất “quy ước về mật mã riêng” dựa trên thông tin về ngày nhận trong tuần để ghi trên Bảng kê được fax vào HOSE. Trường hợp nếu bản fax nhận được không có mã số đánh trùng với quy ước thống nhất sẽ bị từ chối và có xác nhận lại giữa hai phòng.
Thời gian đầu, việc tiếp nhận chứng khoán chứng chỉ khá vất vả do khối lượng chứng chỉ thì nhiều, trong khi cổ đông chưa quen với việc lưu giữ chứng chỉ nên nhiều người làm rách nát, ố vàng, công việc kiểm đếm gặp khó khăn. Trên thực tế, có những trường hợp vì quá cẩn thận còn ép plastic chứng chỉ, nên chứng chỉ đã bị trả lại để khôi phục lại trạng thái ban đầu của chứng khoán trước khi tái lưu ký.
Những năm đầu, khi công nghệ còn thô sơ, nhà đầu tư xếp hàng tại Trung tâm GDCK TP. HCM chờ đăng ký đấu giá
Về việc lưu giữ chứng chỉ, ngoài việc được trang bị két sắt đặt tại phòng để lưu giữ chứng chỉ nhận được trong ngày, cuối mỗi ngày, toàn bộ số chứng chỉ này được chuyển sang lưu giữ trong kho giữ tiền của Chi nhánh Ngân hàng Công thương tại số 10 Lê Lai, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội (bây giờ là địa điểm của Sở Ngoại vụ TP. Hà Nội), mà không được lưu giữ tại phòng vì lý do an toàn, bảo mật.
Anh Trung Minh - người “cơ bắp” nhất phòng (bây giờ là Trưởng phòng Đăng ký chứng khoán của Trung tâm Lưu ký chứng khoán Việt Nam) được chọn mặt gửi vàng và hàng ngày có hẳn một chuyến “ô tô riêng” của UBCK, nhiều khi là xe riêng của Chủ tịch UBCK, tháp tùng sang gửi tại két của Ngân hàng Công thương.
Tuy nhiên, mọi việc không phải lúc nào cũng thuận lợi và có một sơ suất mà tôi còn nhớ mãi…
Một hôm, sau khi nhận số lượng chứng chỉ rất lớn, cuối ngày như thường lệ, thực hiện việc kiểm đếm xong xuôi, anh em hoàn thành ký gửi tại Ngân hàng. Trước khi ra về, sắp xếp lại hồ sơ, chúng tôi giật mình phát hiện ra còn 2 tập chứng chỉ sót lại trên bàn chưa đưa sang gửi tại kho của Ngân hàng theo đúng quy định. Lúc ấy, tôi và anh Minh rất lo lắng, vì bên ngân hàng đã hết giờ làm việc từ lâu, chứng chỉ thì đã lưu vào kho, phía ngân hàng đã vào sổ giao nhận.
Không còn cách nào khác, hai anh em đành thống nhất giữ kín chuyện này và đưa vào két sắt của phòng để bảo quản tạm thời, đến ngày hôm sau chuyển vào kho. Mặc dù vậy, phương án này cũng không thực sự làm cho tôi yên tâm do lo ngại liệu việc bảo quản tại két qua đêm như vậy có an toàn không và quan trọng hơn, đây là lỗi sai quy trình lần đầu mình phạm phải. Những lo lắng đó khiến tôi thấp thỏm cả đêm, chỉ đến hôm sau, khi mọi chuyện được giải quyết ổn thỏa, tôi mới “hoàn hồn”. Đây có thể coi là bài học về tính cẩn thận đầu tiên trong nghiệp lưu ký của mình.
