Quy định về lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản?

Trả lời:

Việc này cần phải xem xét các quy định trong điều lệ công ty về thể thức lấy ý kiến bằng văn bản và thực hiện theo đúng các quy định đó về việc bổ sung nội dung xin ý kiến và việc chốt danh sách cổ đông có quyền được xin ý kiến bằng văn bản.

Nếu điều lệ công ty không quy định về thẩm quyền và thể thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua quyết định của ĐHCĐ thì theo Điều 105 Luật Doanh nghiệp, HĐQT có quyền lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua quyết định của ĐHCĐ bất cứ lúc nào nếu xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty. HĐQT phải chuẩn bị phiếu lấy ý kiến, dự thảo quyết định của ĐHCĐ và các tài liệu giải trình dự thảo quyết định (phiếu lấy ý kiến). Phiếu lấy ý kiến phải được gửi bằng phương thức bảo đảm đến được địa chỉ thường trú của từng cổ đông. Nội dung chính của phiếu lấy ý kiến phải nêu rõ vấn đề cần lấy ý kiến để thông qua quyết định; phương án biểu quyết bao gồm tán thành, không tán thành và không có ý kiến; thời hạn phải gửi về công ty phiếu lấy ý kiến đã được trả lời.

Mục đích của việc lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản là nhằm giải quyết nhanh và kịp thời những vấn đề cần có sự thông qua của ĐHCĐ trong khi không thể tiến hành họp ĐHCĐ. Nếu điều lệ công ty không có quy định khác thì HĐQT sẽ lập và gửi phiếu lấy ý kiến cho các cổ đông có quyền biểu quyết căn cứ vào sổ đăng ký cổ đông tại thời điểm HĐQT xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty, có nghĩa là danh sách cổ đông đã được chốt tại thời điểm mà HĐQT gửi phiếu lấy ý kiến.

Việc bổ sung nội dung cần xin ý kiến đồng nghĩa với việc phải lập lại phiếu lấy ý kiến. Nếu phiếu lấy ý kiến trước đó đã được gửi đi thì không có cách gì có thể tiết kiệm chi phí cho công ty mà công ty sẽ chỉ càng mất thêm thời gian và công sức để xác định lại danh sách cổ đông và hủy bỏ phiếu lấy ý kiến đã gửi nếu muốn xin ý kiến một lần. Bởi lẽ, Luật Doanh nghiệp quy định rằng, cổ đông được quyền biểu quyết đối với các vấn đề thuộc thẩm quyền của ĐHCĐ. Do đó, trong trường hợp điều lệ công ty không quy định thì danh sách cổ đông sẽ bao gồm mọi cổ đông có quyền biểu quyết tại thời điểm gửi phiếu lấy ý kiến. Như vậy, danh sách cổ đông phải là bản cập nhật tại thời điểm gửi phiếu lấy ý kiến bổ sung. 

Điều lệ cũ của Công ty HVC có quy định: “Đối với quyết định về tái tổ chức Công ty thì sẽ chỉ được thông qua khi có từ 65% trở lên tổng số phiếu bầu các cổ đông có quyền biểu quyết có mặt trực tiếp hoặc thông qua đại diện được ủy quyền có mặt tại ĐHCĐ”. Sau khi tái cấu trúc, điều lệ mới của Công ty quy định: “HĐQT có quyền lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua quyết định của ĐHCĐ bất cứ lúc nào nếu xét thấy cần thiết vì lợi ích của Công ty”. Với các quy định như trên, HĐQT Công ty lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua việc tái cấu trúc DN có hợp pháp hay không? Nguyễn Biên, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội