Khi quy định và thực tiễn triển khai chưa đồng bộ
Việc triển khai các quy định mới về hóa đơn điện tử đang đặt ra yêu cầu xác định cách ghi nhận thông tin người mua trong hoạt động bán lẻ và cung cấp dịch vụ cho khách hàng cá nhân không lấy hóa đơn, vừa bảo đảm đúng quy định, vừa đáp ứng yêu cầu quản lý thuế.
Vướng mắc càng trở nên rõ nét khi thực tiễn triển khai cho thấy, vẫn tồn tại những khác biệt trong cách hiểu và áp dụng quy định giữa các cấp quản lý.
Về nguyên tắc, cơ quan quản lý thuế luôn nhất quán quan điểm tôn trọng bản chất của giao dịch. Trường hợp khách hàng cá nhân chỉ cung cấp tên, số điện thoại hoặc địa chỉ mà không cung cấp căn cước công dân hoặc mã số định danh cá nhân, doanh nghiệp có thể ghi nhận các thông tin sẵn có trên hóa đơn phù hợp với thực tế giao dịch và nhu cầu quản lý.
Tuy nhiên, tại một số điểm bán hàng, cơ quan thuế hướng dẫn theo hướng: nếu người mua không cung cấp đầy đủ tên, địa chỉ và số định danh cá nhân hoặc căn cước công dân thì hóa đơn sẽ để trống thông tin người mua và ghi mặc định “Bán cho người tiêu dùng”.
Sự thiếu thống nhất giữa định hướng chung và cách kiểm tra dữ liệu XML (quy về tiêu thức chuẩn theo yêu cầu của Thuế cơ sở) tại một số nơi khiến bộ phận kế toán và nhân viên thu ngân rơi vào thế khó. Nếu ghi tên, số điện thoại mà thiếu số căn cước công dân thì lo ngại hóa đơn bị đánh giá là “sai tiêu thức”. Ngược lại, nếu quy đổi tất cả thành “Bán cho người tiêu dùng” sẽ ảnh hưởng đến tính liên tục của dữ liệu quản trị khách hàng, công nợ và chính sách bảo hành của doanh nghiệp.
Khoảng cách giữa quy định và thực tiễn
Từ góc độ quản lý và thực tiễn giao dịch, việc yêu cầu mọi hóa đơn đều phải có đầy đủ thông tin định danh người mua chưa phản ánh hết đặc thù của nhiều loại hình kinh doanh. Minh chứng là tại các điểm du lịch, di tích lịch sử hay khu danh lam thắng cảnh, nơi phục vụ lượng lớn khách vãng lai mỗi ngày, cơ quan thuế vẫn cho phép sử dụng biên lai thu phí, lệ phí điện tử in sẵn mệnh giá (mẫu 02BLP). Chứng từ này được ký số bởi đơn vị thu nhưng không hiển thị thông tin người mua.
Mặc dù biên lai thu phí, lệ phí và hóa đơn điện tử là hai loại chứng từ có cơ sở pháp lý khác nhau, cách thức xử lý đối với các giao dịch phục vụ số lượng lớn khách vãng lai cũng cho thấy cơ quan quản lý đã tính đến tính khả thi trong tổ chức thực hiện.
Điều này cho thấy, đối với các giao dịch bán lẻ có giá trị nhỏ, tần suất cao, việc không bắt buộc ghi số định danh người mua trên hóa đơn là có cơ sở thực tiễn. Vì vậy, sự khác biệt giữa tinh thần của chính sách và cách áp dụng tại một số cơ quan Thuế cơ sở có thể chỉ mang tính chuyển tiếp. Trong thời gian chờ hướng dẫn thống nhất, doanh nghiệp cần chủ động xây dựng quy trình vận hành phù hợp.
Thực tế tại các chuỗi cửa hàng, siêu thị hay điểm dịch vụ cũng cho thấy, việc bổ sung bước thu thập thông tin người mua làm ảnh hưởng không nhỏ đến tốc độ phục vụ. Khi được đề nghị cung cấp thông tin, không ít khách hàng lẻ lo ngại về bảo mật dữ liệu cá nhân hoặc muốn tiết kiệm thời gian nên từ chối.
Điều này khiến nhân viên thu ngân lúng túng trong việc lựa chọn giữa nhập thông tin khách hàng (tên và số điện thoại) hay ghi nhận là “Bán cho người tiêu dùng”, từ đó kéo dài thời gian xử lý giao dịch. Vào các giờ cao điểm, việc ách tắc hàng chờ thanh toán không chỉ ảnh hưởng đến doanh số mà còn trực tiếp làm giảm trải nghiệm của người tiêu dùng.
Tách biệt dữ liệu để thích ứng với quy định
Doanh nghiệp cần chủ động hoàn thiện quy trình và ứng dụng công nghệ để thích ứng với quy định về hóa đơn điện tử trong giai đoạn chuyển tiếp.
Một giải pháp có thể giúp doanh nghiệp xử lý vấn đề này là áp dụng cơ chế bóc tách dữ liệu (Data Separation) thông qua hệ thống truyền nhận hóa đơn điện tử trung gian. Cơ chế này giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán cân bằng giữa yêu cầu tuân thủ của cơ quan thuế và nhu cầu duy trì dữ liệu phục vụ quản trị nội bộ.
Tách biệt dữ liệu quản trị và dữ liệu gửi cơ quan thuế: Hệ thống quản trị nội bộ (ERP/CRM hay các phần mềm bán hàng) của doanh nghiệp vẫn lưu trữ đầy đủ tên, số điện thoại, lịch sử mua hàng để theo dõi công nợ và bảo hành. Trong khi đó, ở tầng truyền nhận dữ liệu lên Cục Thuế, Cổng truyền nhận hóa đơn điện tử có thể đóng vai trò chuẩn hóa dữ liệu XML trước khi gửi cơ quan thuế.
Cấu hình linh hoạt (Dynamic Rules) tại điểm bán: Nếu sử dụng nền tảng hóa đơn điện tử có chức năng phù hợp, hệ thống POS có thể cài đặt kịch bản xử lý tự động. Với khách hàng cá nhân không cung cấp số căn cước công dân, nhân viên thu ngân chỉ cần thực hiện một thao tác để hệ thống tự động lựa chọn phương án xử lý phù hợp mà không làm gián đoạn thời gian in hóa đơn hay xuất phiếu thanh toán.
Tự động hóa xử lý đối soát: Các hệ thống truyền nhận hóa đơn điện tử hiện nay cho phép tự động hóa quy trình xử lý điều chỉnh hoặc lập Mẫu 04/SS-HĐĐT hàng loạt khi có yêu cầu đối soát từ cơ quan thuế, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu thao tác thủ công cho bộ phận kế toán.
Giải pháp cho doanh nghiệp
Để duy trì hoạt động kinh doanh và hạn chế rủi ro trong quá trình triển khai, doanh nghiệp có thể ưu tiên triển khai các giải pháp sau.
Thứ nhất, chuẩn hóa quy trình phân luồng và kịch bản thu thập thông tin tại điểm bán (POS). Doanh nghiệp cần xây dựng bộ quy trình vận hành chuẩn (SOP) cho đội ngũ thu ngân và kế toán. Cụ thể, đối với khách hàng doanh nghiệp/hộ kinh doanh, bắt buộc thu thập đầy đủ mã số thuế, tên đơn vị và địa chỉ đăng ký thuế để bảo đảm điều kiện hạch toán chi phí theo quy định. Đối với khách hàng cá nhân, trường hợp khách hàng không cung cấp thông tin, hệ thống nên cho phép để trống. Việc ghi mặc định “Bán cho người tiêu dùng” trong mọi trường hợp có thể phát sinh rủi ro pháp lý nếu người mua không phải là người tiêu dùng cuối cùng.
Thứ hai, chủ động tham vấn và xin hướng dẫn bằng văn bản từ cơ quan thuế quản lý. Trong giai đoạn chuyển tiếp chính sách, cách thức kiểm tra và hướng dẫn tại các cơ quan Thuế cơ sở có thể còn khác nhau. Doanh nghiệp nên chủ động gửi văn bản trình bày rõ đặc thù mô hình kinh doanh (bán lẻ, chuỗi cửa hàng, dịch vụ) và đề nghị hướng dẫn cụ thể về tiêu thức ghi nhận khách hàng cá nhân. Văn bản hướng dẫn của cơ quan thuế sẽ là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp triển khai thống nhất và hạn chế rủi ro trong quá trình quyết toán.
Thứ ba, hợp tác với đơn vị cung cấp giải pháp có năng lực. Doanh nghiệp cũng có thể cân nhắc hợp tác với các đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có năng lực để giảm chi phí cập nhật hệ thống, hoặc chuẩn dữ liệu thay đổi. Việc này giúp tự động hóa một số khâu xử lý kỹ thuật, hạn chế sai sót và giảm áp lực cho bộ phận kế toán.
Những bất cập giữa quy định và thực tiễn triển khai nhiều khả năng chỉ mang tính chuyển tiếp. Trong thời gian chờ hướng dẫn thống nhất, doanh nghiệp cần chủ động rà soát quy trình, ứng dụng công nghệ phù hợp và tăng cường phối hợp với cơ quan thuế để vừa bảo đảm tuân thủ quy định, vừa duy trì hoạt động kinh doanh ổn định.
