ĐHCĐ truyền thống: “Tảng băng chìm” chi phí
Mỗi mùa ĐHCĐ, không ít doanh nghiệp lại bước vào một “chu kỳ chi phí” quen thuộc thuê hội trường, in ấn tài liệu, bố trí nhân sự, tổ chức hậu cần, kiểm phiếu… Với các doanh nghiệp quy mô lớn, con số này không hề nhỏ.
Nhân sự phụ trách IR một doanh nghiệp ước tính, chi phí tổ chức ĐHCĐ trực tiếp của doanh nghiệp mình hàng năm: Thuê hội trường khách sạn 5 sao 300 chỗ gần 500 triệu đồng, tiệc trà, hậu cần 100 triệu đồng, thiết bị âm thanh, ánh sáng, 100 triệu đồng. Riêng chi phí cho khoản mục thuê khách sạn cho một đại hội quy mô trung bình có thể lên tới 700 - 800 triệu đồng, thậm chí cao hơn nếu số lượng cổ đông tham dự 600 - 700 người hoặc tổ chức tại địa điểm trung tâm.
Nhưng “tảng băng chìm” nằm ở những khoản chi khó đo đếm hơn như in ấn tài liệu: Báo cáo thường niên, Báo cáo tài chính, Báo cáo ban kiểm soát, tờ trình, phiếu biểu quyết… dày hàng chục trang, phát cho hàng trăm cổ đông. Sau đại hội, phần lớn tài liệu giấy bị bỏ lại trên ghế, thậm chí vứt luôn vào thùng rác trên sảnh khách sạn, nhìn rất xót xa và phản cảm.
Chi phí không nhỏ khác nằm ở việc đi lại và lưu trú của cổ đông. Đặc biệt, với cổ đông ở tỉnh hoặc nước ngoài. Tại ĐHCĐ của CTCP Tập đoàn Container (VSC), có những cổ đông cá nhân bắt xe từ Hà Nội xuống Hải Phòng tham dự đại hội, thời gian di chuyển hơn 2h đồng hồ. Còn tại đại hội cổ đông của SJ Group, một nhà đầu tư nữ mặt mày phờ phạc kể hơn 4h sáng bay từ TP.HCM ra, vừa hạ cánh ở sân bay lúc hơn 7h. Cổ đông ước doanh nghiệp tổ chức đại hội hybrid, có lẽ đỡ bị mệt mỏi như vậy.
Không còn cảnh xếp hàng check-in, di chuyển xa hay kiểm phiếu kéo dài, ĐHCĐ số giúp cổ đông tham gia linh hoạt, đồng thời mở rộng phạm vi tiếp cận và nâng chất lượng đối thoại với doanh nghiệp.
Kỳ họp 2025 năm trước không hiếm đại hội bắt đầu muộn chỉ vì khâu check-in kéo dài. Có ngân hàng tổ chức đại hội tại Trung tâm Hội nghị quốc gia thuê 3 hội trường, huy động gần 30 máy in, nhân sự, đến 10h cổ đông vẫn xếp hàng check-in ngoài hội trường.
Cổ đông của một doanh nghiệp quốc dân tổ chức tại Khách sạn Melia lại cám cảnh kể, họ phải “vòng vèo” mấy con phố tìm chỗ gửi xe ôtô rồi lếch thếch đi bộ vào khách sạn trong tiết trời nóng bức. Thực tế này gây trải nghiệm không mấy tích cực dù doanh nghiệp mất nhiều công tổ chức đại hội tại khách sạn hạng sang ở trung tâm.
Chi phí ngầm còn ở khâu kiểm phiếu thủ công. Ngân hàng nọ tổ chức đại hội tại khách sạn 5 sao với quy mô gần 800 khách, huy động hơn 20 nhân sự kiểm phiếu nhưng vẫn mất tới cả giờ đồng hồ chưa có kết quả. Chủ tịch và nhiều lãnh đạo khác của ngân hàng tiếp chuyện cổ đông “mỏi chân, mỏi miệng” trong giờ nghỉ giải lao. Trong khi quy trình thủ công thường dễ sai sót.
ĐHCĐ số: Không chỉ là hiệu quả chi phí
Khi chuyển sang mô hình ĐHCĐ số (online hoặc hybrid), nhiều khoản chi được cắt giảm đáng kể. ĐHCĐ của Tập đoàn Gelex (GEX) tổ chức theo mô hình hybrid tại Khách sạn Fairmont Hà Nội hôm 1/4 không cần hội trường quá lớn, chi phí in ấn tài liệu gần như cắt giảm hoàn toàn, cổ đông chỉ cần quét mã QR để tải tài liệu bằng điện thoại, nên thay vì nhận cả tập tài liệu dày, mỗi cổ đông chỉ cần một trang hướng dẫn. Với hình thức này, doanh nghiệp cũng giảm mạnh chi phí hậu cần (ăn uống, tiếp đón, vận hành sự kiện). Ước tính, doanh nghiệp có thể tiết kiệm từ 30-70% tổng chi phí tổ chức, tương đương 300 -500 triệu đồng mỗi kỳ đại hội.
 |
ĐHCĐ thường niên 2026 của Gelex diễn ra theo hình thức trực tiếp và trực tuyến. Ảnh: Dũng Minh |
Ngoài ra, chi phí gián tiếp cũng tiết giảm đáng kể khi cổ đông có thể tham dự từ xa, không mất tiền bạc, thời gian đi lại, lưu trú.
Theo Đại diện CTCK FPTS, đơn vị cung cấp giải pháp cho Gelex, cách thức này không chỉ góp phần rút ngắn thời gian chuẩn bị mà còn giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình đại hội, qua đó giảm đáng kể nhân sự vận hành tại chỗ, giảm rủi ro sai sót và tăng cường tính minh bạch.
Với các doanh nghiệp có hàng nghìn cổ đông, đặc biệt là ngân hàng hoặc công ty niêm yết lớn, số tiền tiết kiệm mỗi năm có thể lên tới hàng tỷ đồng nếu tính cả chi phí trực tiếp và gián tiếp.
Nhưng chi phí không phải là tất cả. Theo bà Nguyễn Thị Diệu Linh, thư ký HĐQT CTCP Phát triển Đô thị Từ Liêm (NTL), với doanh nghiệp nhỏ (quy mô đại hội 100 - 150 người tham dự), chi phí tổ chức trực tiếp thực tế không quá lớn, kể cả tại khách sạn 5 sao. Vì vậy, nếu chỉ nhìn dưới góc độ “tiết kiệm tiền”, ĐHCĐ số chưa hẳn là động lực đủ mạnh. Giá trị lớn hơn nằm ở sự tiện lợi cho cả 2 bên, cổ đông và nhân sự của doanh nghiệp đỡ phải đi lại nhiều, nhanh gọn trong thủ tục, chính xác về số liệu. Hiệu quả vận hành và trải nghiệm cổ đông rõ ràng tốt hơn nhiều so với khi doanh nghiệp chỉ tổ chức đại hội truyền thống thuần tuý.
Kể từ sau đại dịch Covid, gia đình nhà đầu tư Nguyễn Thanh Sơn (hơn 70 tuổi), chọn tháng 4 là thời điểm đi du lịch đầu năm. Bởi thế, ông rất ủng hộ ĐHCĐ số tại các doanh nghiệp mà ông sở hữu cổ phần. Dù đang thăm thú ở thành phố khác trong nước hay du ngoạn ở nước ngoài, ông vẫn có thể dễ dàng tham gia các đại hội, đặt câu hỏi trực tiếp với chủ toạ và bỏ phiếu online.
Khi doanh nghiệp coi cổ đông là trung tâm ở mỗi kỳ đại hội, thường tỷ lệ cổ đông tham dự cũng tăng đáng kể. Ông Sơn quan sát và cho biết, ĐHCĐ số giúp mở rộng đáng kể phạm vi tham gia, đặc biệt là cổ đông nước ngoài, nhóm ngày càng quan trọng trong cấu trúc sở hữu của doanh nghiệp niêm yết.
ĐHCĐ số cũng góp phần nâng cao chất lượng thảo luận, theo đánh giá của ông Sơn, bởi cổ đông có thể gửi câu hỏi trước, giúp ban tổ chức dễ dàng phân loại và tổng hợp nội dung, từ đó có thể trả lời minh bạch, có hệ thống, dữ liệu đầy đủ. Điều này giúp đại hội đi vào trọng tâm, tránh lan man và nâng cao chất lượng trao đổi giữa ban lãnh đạo và cổ đông.
Thực tiễn khu vực và thế giới cho thấy, ĐHCĐ số đã trở thành “chuẩn mực mới”, thông lệ tại nhiều thị trường. Theo tổng hợp của Viện Thành viên HĐQT Việt Nam (VIOD), tại Mỹ và châu Âu, phần lớn doanh nghiệp niêm yết tổ chức đại hội online hoặc hybrid. Tại Singapore, Hồng Kông (Trung Quốc), cơ quan quản lý khuyến khích mạnh mẽ hình thức này. Tại Ấn Độ, các nền tảng e-voting được áp dụng rộng rãi, giúp hàng triệu cổ đông tham gia từ xa.
Vậy điều gì khiến ĐHCĐ số chưa phổ biến rộng rãi tại Việt Nam. Theo ông Phan Lê Thành Long, Tổng giám đốc VIOD, rào cản lớn nhất không phải công nghệ, bởi các giải pháp như EzGSM của FPTS đã sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu về biểu quyết trực tuyến chính xác, lưu trữ dữ liệu đầy đủ và hỗ trợ truy xuất thông tin minh bạch, phục vụ công tác quản trị và đối chiếu khi cần thiết. Rào cản lớn nhất nằm ở tư duy của HĐQT các doanh nghiệp ngại thay đổi, lo ngại rủi ro kỹ thuật và cá nhân họ chưa quen với việc tương tác số.
Rõ ràng, trong kỷ nguyên đổi mới, doanh nghiệp nào cũng đặt mục tiêu chuyển đổi số nhưng thực tế cho thấy nói về chuyển đổi số là chưa đủ mà doanh nghiệp cần hành động cụ thể. ĐHCĐ là một trong những bước đi dễ triển khai nhất, nhưng lại có tác động rõ rệt nhất.
