Các DN đang tất bật cho công tác tổ chức ĐHCĐ thường niên. Chốt danh sách cổ đông dự đại hội được các DN lên kế hoạch thực hiện trước tiên. Cũng như mọi năm, điểm qua các thông báo mời họp của DN trong mùa ĐHCĐ năm nay thì thấy, có DN chốt danh sách sớm, có DN chốt danh sách muộn, nhưng chủ yếu vẫn là thời hạn 30 ngày từ thời điểm chốt danh sách đến ngày chính thức khai mạc đại hội, như Savico, VinaGolf, Tapack…
Khoản 1 Điều 98 Luật Doanh nghiệp quy định, danh sách cổ đông có quyền dự họp ĐHCĐ được lập khi có quyết định triệu tập và phải lập xong chậm nhất 30 ngày trước ngày khai mạc ĐHCĐ, nếu điều lệ công ty không quy định ngắn hơn.
Với quy định này, các DN hiểu là pháp luật hoàn toàn "mở", danh sách cổ đông dự họp có thể lập trước 30 ngày, như 35 ngày, 40 ngày hay sớm hơn. Thực tế, chỉ một số ít DN lập danh sách sớm hơn, nhưng gây nhiều bức xúc cho cổ đông nhận chuyển nhượng cổ phiếu sau ngày chốt, nhất là khi DN cho rằng, chỉ có cổ đông có tên trong danh sách mới có quyền dự họp. Quy định tại Khoản 5 Điều 101 Luật Doanh nghiệp dường như bị DN lãng quên ("trường hợp cổ phần được chuyển nhượng trong thời hạn từ ngày lập danh sách cổ đông đến ngày khai mạc ĐHCĐ thì người nhận chuyển nhượng có quyền dự họp thay thế cho người chuyển nhượng").
Trong thông báo mời họp, DN cho biết, đối tượng tham dự là cổ đông sở hữu vốn cổ phần của công ty, được xác định theo danh sách cổ đông chốt tại ngày, giờ xác định. Chẳng hạn, CTCP Bao bì Nhựa Tân Tiến thông báo, mọi cổ đông sở hữu cổ phiếu theo danh sách xác nhận đăng ký cuối cùng vào ngày 10/3/2010 mới có quyền tham dự họp; CTCP Hoàng Anh Gia Lai thông báo, cổ đông sở hữu vốn cổ phần của Công ty được xác định theo danh sách chốt vào ngày 2/3/2010 có quyền tham dự đại hội… Sẽ không có gì đáng nói nếu thông báo mời họp chỉ làm nhiệm vụ thông báo thời gian cụ thể để Trung tâm Lưu ký chứng khoán chốt danh sách, đồng thời cho biết DN chỉ có trách nhiệm gửi thư mời tới những cổ đông có tên trong danh sách đó. Tuy nhiên, vấn đề là có DN đã hạn chế quyền dự họp của cổ đông mua cổ phần sau ngày chốt danh sách. Thực tế, trong mùa ĐHCĐ năm ngoái, đã có không ít trường hợp như vậy xảy ra, bởi ban tổ chức chỉ căn cứ vào danh sách cổ đông được chốt trước đó mà "soi" tên, không thấy tên là không cho vào.
Một vấn đề khác là do quy định về ngày chốt danh sách cổ đông tham dự ĐHCĐ hoàn toàn "mở" cho DN nên nhiều khi DN áp dụng một cách "linh hoạt". Ví dụ như, CTCP Thủy sản số 1 (SJ1) chốt danh sách họp ĐHCĐ, đồng thời hưởng cổ tức đợt 2/2009 vào ngày 25/2 (ngày giao dịch không hưởng quyền là ngày 23/2), trong khi ngày tổ chức lùi sau đó hơn 2 tháng (28/4). Sacombank cũng chốt danh sách khá sớm khi thông báo ngày chốt là ngày 20/1, trong khi ngày họp là ngày 15/3. Khoảng cách từ ngày chốt danh sách đến ngày họp ĐHCĐ càng dài (gần 2 tháng đối với Sacombank, hơn 2 tháng đối với SJ1), thì số người có nguy cơ không được dự họp càng cao. Vì trong khoảng thời gian đó, nhiều người bán ra cổ phiếu, họ không có nhu cầu dự họp, trong khi người mua thì không biết quyền dự họp của mình có được đảm bảo (đó là chưa kể nhiều NĐT cũng không biết mình có quyền này). Hệ quả đối với DN là khả năng thành công của đại hội không cao.
Theo ông Trương Thanh Đức, Chủ tịch Hội đồng thành viên Công ty Luật BASICO, việc chốt danh sách cổ đông dự đại hội chỉ nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác gửi thư mời họp đến từng địa chỉ cần gửi cho cổ đông. "Không nên hiểu nhầm rằng, chỉ có những cổ đông có tên tại danh sách cổ đông vào thời điểm lập danh sách mới có quyền dự họp, mà mọi cổ đông có tên trong danh sách đến ngày khai mạc đại hội đều có quyền tham dự. Quyền đương nhiên này của cổ đông đã được quy định rõ tại Luật Doanh nghiệp. Chỉ có điều, DN không bắt buộc phải gửi thông báo mời họp cho cổ đông không có tên trong danh sách chốt quyền", ông Đức nói và nhấn mạnh, nếu cổ đông nhận chuyển nhượng cổ phiếu sau thời điểm này thì nên thông báo sớm với DN và DN cần tạo điều kiện thuận lợi cho cổ đông thực hiện quyền dự họp.
Cũng theo ông Đức, điều này tương tự như việc chia cổ tức, cần tránh tình trạng chốt danh sách chia cổ tức lùi lại nhiều tháng, dẫn đến cổ đông đã bán cổ phần từ lâu mà vẫn được hưởng cổ tức, trong khi người mua bị mất quyền như đã từng xảy ra tại một số ngân hàng. Cụ thể, tháng 7/2008, Ngân hàng A thông báo chi trả cổ tức 10,34% theo danh sách cổ đông chốt vào ngày 15/4/2008; tháng 8/2008, Ngân hàng H thông báo trả cổ tức 8,25%/năm theo danh sách cổ đông vào ngày 31/12/2007.
Hy vọng, mùa ĐHCĐ năm nay, quyền lợi của cổ đông, cả khi thời hạn chốt danh sách sớm hay muộn, sẽ được đảm bảo.
