Trong những bài viết đó, chúng tôi đã đề cập tới báo cáo Cơ hội trong thời kỳ khó khăn được lập dựa trên kết quả cuộc khảo sát hơn 300 nhà quản lý cấp cao của những DN có doanh thu trên 1 tỷ USD do Tạp chí Economist Intelligence Unit (EIU) thực hiện theo yêu cầu của Ernst&Young vào tháng 1/2009.
Trên phương diện tổng quát, báo cáo cho thấy cách nhìn nhận của lãnh đạo DN hàng đầu hàng đầu thế giới về việc DN của họ phản ứng thế nào trong thời kỳ suy thoái. Có 5 cơ sở cho các phản ứng này:
- Duy vị thế hiện tại;
- Bảo vệ tối đa tài sản của DN;
- Cải tiến hiệu suất hoạt động;
- Tái định hình mô hình kinh doanh;
- Duy trì hoạt động tương lai.
Xuất phát từ việc xác định ưu tiên hàng đầu - duy trì vị thế hiện tại, các DN đã thực hiện hoặc dự kiến thực hiện nhiều biện pháp “đông tây y kết hợp” liên quan tới soát xét và giám chặt chẽ các lĩnh vực quản lý, chủ yếu bao gồm: quản lý luồng tiền và khả năng thanh khoản, các kế hoạch đầu tư, quản lý rủi ro, tăng cường kiểm soát hiệu quả, tiết giảm chi phí, các chương trình quan hệ với khách hàng và đơn vị cung cấp, quản lý công nghệ thông tin, quản lý thuế, sáp nhập và mua lại.
Tại đây, chúng ta cùng nhìn nhận sâu hơn về cải tiến hiệu suất hoạt động trong điều kiện thị trường khó khăn. Có vẻ trái ngược nếu đặt câu hỏi: Cải tiến sẽ mất nhiều thời gian mà hiệu quả có thể không thấy ngay được? Cải tiến liên quan tới chi phí trong điều kiện khó khăn? Tâm trạng bất an của nhân sự không ủng hộ các dự án cải thiện hiệu suất… Và hàng loạt câu hỏi khác.
Tuy nhiên, với tình hình thị trường hiện nay, việc cải thiện hiệu quả hoạt động mang tính then chốt, quyết định sự sống còn của DN.
Có nhiều ý kiến ủng hộ: thời kỳ khủng hoảng có thể là cơ hội giúp thúc đẩy quá trình thay đổi diễn ra nhanh hơn và hiệu quả hơn so với thời kỳ phát triển hưng thịnh.
Bất kể có trong giai đoạn khủng hoảng hay không thì các nhà quản lý cũng luôn tìm kiếm những giải pháp nhằm tối đa hóa hiệu quả và hiệu suất hoạt động kinh doanh của DN, nhưng trong thời kỳ tăng trưởng kinh tế và DN đang làm ăn có lãi thì mục tiêu này đôi khi bị xem nhẹ. Thay vào đó, trọng tâm hướng đến của DN là chiếm lĩnh thị phần và uy tín trên thương trường, tăng cường các mối quan hệ khách hàng hoặc định vị chiến lược dài hạn.
Tuy nhiên, trong tình hình thị trường hiện nay thì việc cải thiện hiệu quả hoạt động mang tính then chốt, quyết định sự sống còn của DN. Do đó, hầu hết các nhà quản lý đều tập trung tối đa hóa hiệu quả và hiệu suất hoạt động kinh doanh, cải thiện kết quả hoạt động từ việc khai thác các tài sản và hoạt động kinh doanh hiện thời. Đây là thời điểm DN cần đảm bảo thu được lợi nhuận tối đa trên các tài sản DN đang sử dụng.
| Ông Hoàng Mạnh Thắng hiện là Chủ nhiệm cao cấp quản lý thực hiện dịch vụ tư vấn giao dịch tài chính của Công ty TNHH Ernst&Young Việt Nam. Ông Thắng có hơn 8 năm kinh nghiệm làm việc với các chuyên gia M&A và tham gia trong nhiều công việc kiểm toán, tư vấn hỗ trợ giao dịch tài chính, sáp nhập và mua lại DN.
|
Trong môi trường kinh tế khó khăn và đầy thử thách, phản ứng đầu tiên của nhà quản lý là tìm cách cải thiện hiệu suất hoạt động. Cắt giảm chi phí, cắt giảm nhân sự và giảm hàng tồn kho là các biện pháp thường được áp dụng nhằm ứng phó với thị trường khó khăn. 84% ý kiến khảo sát cho biết, DN đã thực hiện hoặc bắt đầu tiến hành các biện pháp cắt giảm chi phí, tập trung chủ yếu vào bốn lĩnh vực chính là nhân sự, công nghệ thông tin, phúc lợi nhân viên và bất động sản.
Tuy nhiên, việc cắt giảm như vậy lại dẫn đến tình huống tiềm ẩn nguy cơ thật sự về giảm sút hiệu quả hoạt động. Giảm các nguồn lực có thể ảnh hưởng đến hiệu suất của các quy trình cốt lõi và khả năng phản ứng nhanh của DN trước các cơ hội lớn. Cắt giảm chi phí là công việc rất khó khăn, bất kể trong điều kiện kinh tế ra sao. Thông thường và tốt nhất thì đây là một giải pháp trong ngắn hạn và chỉ là điểm bắt đầu. Hiệu quả hoạt động được cải thiện phải là mục tiêu. Do đó, các công ty hàng đầu muốn giành phần thắng trên thị trường trong dài hạn cần có tầm nhìn kiên định về lịch trình tiến hành nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, cho dù các điều kiện khó khăn như thế nào. Ngoài việc cắt giảm các nguồn lực đang sử dụng, một điều không kém phần quan trọng là DN cần xem xét lại các quy trình đang áp dụng tại đơn vị mình.
Khi soát xét hiệu quả hoạt động, điều quan trọng là phải quay lại xem xét những vấn đề cơ bản để hiểu rõ hơn tình hình của DN và chắt lọc những nhu cầu thực sự cần thiết. Câu thần chú “Tiền mặt là vua” càng đúng hơn nữa trong thời điểm hiện nay - nếu nguồn vốn khả dụng càng lớn thì DN càng có nhiều lựa chọn và cơ hội để thành công. Tuy nhiên, 55% trong số các nhà quản lý được khảo sát cho biết, việc thu tiền từ khách hàng bị chậm trễ nhiều hơn. Vì vậy, một việc cấp bách DN cần thực hiện là áp dụng ngay các biện pháp thích hợp để giảm thiểu mức độ ảnh hưởng khi khách hàng chậm trễ thanh toán, đồng thời bảo toàn và gia tăng nguồn tiền mặt. DN cần phải đảm bảo rằng, các quy trình chức năng đã được chỉnh đốn với độ minh bạch cao hơn và thông tin liên lạc tốt hơn giữa các phòng ban, các đơn vị và khách hàng của DN. Chỉnh đốn các quy trình nội bộ sẽ tạo điều kiện đẩy nhanh quá trình thu tiền mặt, giảm thiểu mất mát doanh thu và cho phép DN sớm nhận diện các tình huống khách hàng chậm trễ thanh toán.
Tình hình thị trường hiện nay cũng ảnh hưởng đến các “cỗ máy” tạo tăng trưởng của DN. Khi thị trường còn bất ổn định thì việc cắt giảm số vụ sáp nhập và mua lại là hoàn toàn dễ hiểu. Tuy nhiên, cắt giảm các hoạt động marketing, nghiên cứu - phát triển và cắt giảm hoạt động lại làm khó DN khi muốn lợi dụng và nắm bắt các cơ hội mà thị trường gợi mở. Thực tế, 70% các nhà quản lý cho rằng, vẫn còn nhiều cơ hội kinh doanh cho DN của mình ngay cả trong thời kỳ khó khăn và DN cần đưa ra các quyết định chiến lược nhằm phát triển DN, vượt xa các đối thủ cạnh tranh. Vì vậy, trong khi có những DN khác rút khỏi cuộc chơi thì DN nào vượt lên mạnh mẽ nhất sẽ chính là DN sắp xếp lại hoạt động nhanh nhất nhằm thích ứng với tình hình mới và khai thác thị trường mới để phát triển.
Trong thời điểm hiện nay thì yêu cầu phải nâng cao hiệu quả hoạt động chưa bao giờ cấp thiết hơn. Tốc độ cải tiến thực sự là một thách thức và thành công của DN lại phụ thuộc vào khả năng đạt được những bước cải thiện này một cách nhanh chóng của nhà quản lý. Do vậy, nâng cao hiệu quả hoạt động một cách chắc chắn trong thời điểm này chính là yếu tố then chốt phân biệt các DN và tạo ra lợi thế cạnh tranh lớn cho DN.
Trong điều kiện xấu nhất của thị trường, trạng thái cân bằng chính là chìa khóa thành công. Nhưng phản ứng thường thấy nhất của DN trong thời điểm kinh tế suy thoái chính là cắt giảm chi phí, ngưng các chương trình đầu tư và hoãn thực hiện các sáng kiến chiến lược. Tuy nhiên, những DN trong nhóm dẫn đầu lại là những DN có khả năng duy trì sự cân bằng trong hoạt động. Đó chính là sự cân bằng giữa nâng cao hiệu quả hoạt động và cải thiện tốc độ tăng trưởng doanh thu, cân bằng giữa cắt giảm chi phí và đầu tư cải tiến quy trình để chuẩn bị cho tương lai. Lịch sử đã chứng minh những DN thành công trong thoát khỏi các cuộc khủng hoảng trước đó chính là những DN tập trung vào việc giảm chi phí mà không hy sinh các mục tiêu phát triển dài hạn của chính mình.
Tại Ernst & Young, chúng tôi đã và đang làm việc với một số DN trong nước là khách hàng của chúng tôi, để chia sẻ những hiểu biết tốt hơn về hoạt động của họ và đưa tới những đề xuất cho những giải pháp cải thiện hoạt động hiệu quả nhất. Chúng tôi thực sự đang hướng tới việc trợ giúp khách hàng trở thành một DN hoàn hảo.
Một số khuyến nghị đây được rút ra từ kinh nghiệm làm việc với các DN của chúng tôi:
- Soát xét tổng thể cơ cấu hoạt động và các yếu tố đánh giá hiệu suất hoạt động - tốt nhất là thông qua các KPI (Key Performance Indicators). Các DN trong nuớc thường không có một hệ thống KPI, hoặc có nhưng không “sống”;
- Lập một kế hoạch cải thiện tổng thể, bao gồm: (i) phạm vi ưu tiên hóa các hoạt động cần cải thiện; (ii) đồng bộ với các kế hoạch đảm bảo “assurance program”; (iii) một dự trù ngân sách tương ứng; (iv) một kế hoạch quản lý sự thay đổi; (v) một lộ trình thực hiện kiên định và uyển chuyển;
- Tham khảo ý kiến của các tổ chức tư vấn trong lĩnh vực cải thiện hoạt động (performance improvement) để có được các phương pháp luận hợp lý và hiệu quả nhất đối với từng phạm vi hoạt động cần cải thiện và các thông tin/thực tiễn tốt nhất để so sánh và định vị các yếu tố của từng mảng hoạt động;
- Thu hút và tuyển dụng nhân sự mới thực sự có kinh nghiệm và năng lực để nhanh chóng hỗ trợ quá trình thực hiện kế hoạch cải thiện hoạt động;
- Lãnh đạo cao cấp nhất phải là nguời trực tiếp tham gia vào các khâu đầu tiên của việc cải thiện hoạt động.
